RPA (Robotic Process Automation), çalışanların bilgisayarda yaptığı tekrarlı ve kural tabanlı adımları yazılım robotlarıyla yürütme yöntemidir. Robot; uygulama ekranındaki alanları doldurabilir, dosya taşıyabilir, web sayfasından veri alabilir veya sistemler arasında bilgi aktarabilir.
Buradaki “robot” fiziksel bir makine değil, masaüstü veya sanal makinede çalışan yazılımdır. RPA özellikle modern bir API sunmayan eski uygulamalarda hızlı otomasyon sağlayabilir; ancak kırılgan ekran akışları ve kötü süreçler otomasyonu riskli hâle getirebilir.
RPA nasıl çalışır?
- Süreç adımları, kuralları ve istisnaları belgelenir.
- Robotun kullanacağı ekran, dosya ve uygulamalar tanımlanır.
- Akış sürükle-bırak eylemler, kayıt özelliği veya kodla oluşturulur.
- Test verisiyle normal ve hatalı senaryolar denenir.
- Robot kullanıcı eşliğinde veya zamanlanmış olarak çalıştırılır.
- Sonuçlar, hatalar ve işlem süreleri kaydedilir.
Attended ve unattended RPA farkı
Attended RPA
Kullanıcının bilgisayarında, çoğunlukla onun başlattığı veya yönlendirdiği şekilde çalışır. Müşteri temsilcisinin farklı ekranlardan bilgi toplaması buna örnektir.
Unattended RPA
Sunucu veya sanal makinelerde insan başlatması olmadan kuyruk ve takvime göre çalışır. Gece raporu, toplu veri girişi ve mutabakat gibi yüksek hacimli işler için kullanılabilir.
Hangi süreçler RPA için uygundur?
- Adımları ve karar kuralları açık olan işler
- Yüksek hacimli ve sık tekrarlanan görevler
- Girdisi yeterince yapılandırılmış süreçler
- Uygulama ekranları sık değişmeyen işler
- İşlem süresi ve hata oranı ölçülebilen süreçler
Sık istisna üreten, çalışanların yoğun yorum gerektirdiği veya temel süreci sürekli değişen işler ilk RPA adayı olmamalıdır.
RPA, entegrasyon ve yapay zekâ otomasyonu farkı
API entegrasyonu sistemleri veri ve işlev düzeyinde bağlar; RPA çoğu zaman kullanıcı arayüzündeki adımları taklit eder. API mümkünse daha dayanıklı olabilir. RPA ise entegrasyon geliştirmesinin zor veya yavaş olduğu eski sistemlerde köprü görevi görebilir.
Yapay zekâ, metin sınıflandırma veya belge çıkarımı gibi belirsiz girdilerde yardımcı olabilir. Fakat üretken yapay zekâ çıktıları olasılıksaldır; kritik eylemler doğrulama ve insan onayı gerektirir. Konu için yapay zekâ otomasyonu rehberine bakabilirsiniz.
RPA kullanım alanları
- Finans: Fatura kaydı, mutabakat ve dönemsel rapor hazırlığı.
- İnsan kaynakları: Çalışan açılış-kapanış listeleri ve sistem kayıtları.
- Müşteri hizmetleri: Farklı uygulamalardan müşteri bilgisi toplama.
- Tedarik: Sipariş durumu, teklif veya stok bilgisinin aktarılması.
- Operasyon: Dosya dönüştürme, adlandırma, taşıma ve kontrol.
ERP ekranlarıyla çalışan robotlarda süreç sahibi ile ERP yöneticisinin birlikte değişiklik yönetimi yapması gerekir.
RPA riskleri nelerdir?
- Ekran veya alan adı değiştiğinde akışın bozulması
- Robot hesabına gereğinden fazla yetki verilmesi
- Parolaların akış içinde açık biçimde saklanması
- Hatalı işlemin yüksek hızla tekrarlanması
- Robotların ve bağımlılıkların envanter dışı kalması
- Beklenmeyen lisans ve sanal makine maliyetleri
Başarılı RPA pilotu nasıl yapılır?
- Süresi ve hata oranı bilinen sınırlı bir süreç seçin.
- Normal akışla istisnaları ayrı ayrı haritalayın.
- Robot hesabını en az yetkiyle oluşturun.
- İşlem öncesi ve sonrası kontroller ekleyin.
- Hata olduğunda durma, bildirim ve insan devri tasarlayın.
- Zaman tasarrufu, başarı oranı ve bakım yükünü ölçün.
RPA maliyeti nasıl hesaplanır?
Lisansın yanında geliştirme, test, sanal makine, izleme, güvenlik, süreç değişikliği ve bakım maliyetleri hesaba katılmalıdır. Tasarruf hesabında robotun teorik çalışma süresi değil, başarıyla tamamlanan ve insan müdahalesi gerektirmeyen işlem sayısı kullanılmalıdır.
Sonuç
RPA, doğru seçilmiş tekrarlı işlerde hızlı verimlilik sağlayabilir. Kalıcı sonuç için ekran adımlarını kaydetmek yeterli değildir; süreç sadeleştirilmeli, istisnalar tasarlanmalı, robot yetkileri sınırlandırılmalı ve her otomasyon yaşayan bir yazılım ürünü gibi izlenmelidir.
